Pe masura ce o afacere creste, apar mai multe comenzi, clienti, documente si sarcini de urmarit. Ceea ce era usor de gestionat intr-o echipa mica poate deveni complicat atunci cand volumul de munca creste. Fara o organizare clara, angajatii ajung sa piarda timp cu verificari, cautari si activitati care se repeta.
Tehnologia poate simplifica multe dintre aceste lucruri. Un instrument potrivit nu trebuie sa insemne un sistem complicat sau greu de invatat, ci poate fi folosit pentru a aduna informatiile importante intr-un singur loc. Astfel, oamenii pot gasi mai repede ceea ce cauta si pot lucra mai usor impreuna, chiar daca fac parte din departamente diferite.
Un soft ERP poate reuni activitati precum vanzarile, gestiunea, contabilitatea, relatia cu clientii si planificarea intr-un singur sistem. Datele nu mai sunt imprastiate prin fisiere si programe diferite, iar managerul poate avea o imagine mai clara asupra firmei. Pentru o companie aflata in dezvoltare, un astfel de instrument poate deveni o parte importanta din organizarea zilnica.
Organizarea porneste de la date clare
Intr-o firma, o informatie gresita poate duce la alte probleme. Daca stocul nu este actualizat, o comanda poate fi preluata gresit, iar daca datele despre un client nu sunt usor de gasit, comunicarea poate deveni mai dificila. De aceea, modul in care sunt pastrate si folosite informatiile are un rol important in activitatea de zi cu zi.
Experienta unor furnizori precum New PEAKS Romania poate fi relevanta pentru firmele care vor sa isi puna ordine in procesele interne si sa foloseasca mai bine tehnologia. Un astfel de proiect porneste de la nevoile companiei, nu de la ideea ca toate firmele trebuie sa foloseasca exact aceleasi instrumente. Fiecare afacere are un alt mod de lucru, iar solutia trebuie adaptata acestuia.
Pentru o organizare mai buna, o firma poate incepe prin:
- stabilirea informatiilor care trebuie urmarite zilnic
- eliminarea fisierelor duplicate sau inutile
- stabilirea unui mod comun de lucru pentru echipa
- identificarea activitatilor care consuma cel mai mult timp
- alegerea proceselor care pot fi automatizate
- stabilirea unor rapoarte utile pentru manageri
Activitatile firmei pot fi conectate
O platforma care leaga mai multe zone ale unei afaceri poate face ca informatia sa circule mai usor. Solutii Odoo pot fi folosite pentru activitati precum vanzari, stocuri, clienti, facturare sau planificare, iar modulele pot fi alese in functie de ceea ce are nevoie firma. Acest lucru permite unei companii sa inceapa cu functiile importante si sa adauge altele pe parcurs.
Un sistem conectat este util mai ales atunci cand mai multe persoane lucreaza cu aceleasi date. O comanda introdusa de un angajat poate fi urmarita si de colegii care se ocupa de stoc sau facturare, fara ca aceleasi informatii sa fie introduse de mai multe ori. In acest fel, timpul pierdut cu transmiterea datelor intre departamente poate fi redus.
O astfel de organizare poate ajuta la:
- urmarirea comenzilor de la preluare pana la livrare
- verificarea produselor disponibile in depozit
- pastrarea informatiilor despre clienti
- gestionarea documentelor comerciale
- urmarirea activitatilor de vanzare
- pregatirea rapoartelor pentru conducerea firmei
- accesarea informatiilor atunci cand este nevoie de ele
Alegerea unei solutii potrivite
Un sistem de management nu ar trebui ales doar pentru ca este cunoscut sau folosit de alte firme. Inainte de implementare, este important sa fie analizat modul in care functioneaza compania, ce probleme apar cel mai des si ce activitati ar putea fi simplificate. O firma cu cativa angajati poate avea nevoie de alte functii fata de o companie cu mai multe departamente si puncte de lucru.
Conteaza si posibilitatea de extindere. O afacere care isi propune sa creasca nu are nevoie doar de un instrument util in prezent, ci si de unul care poate tine pasul cu modificarile viitoare. De aceea, flexibilitatea, usurinta de folosire si ajutorul oferit de furnizor pot avea un rol important in alegerea finala.
Printre aspectele care merita verificate se afla:
- numarul de angajati care vor folosi sistemul
- activitatile care trebuie gestionate
- posibilitatea de a adauga functii noi
- compatibilitatea cu programele deja folosite
- modul in care sunt gestionate datele existente
- nivelul de asistenta oferit dupa implementare
Implementarea are nevoie de un plan clar
Trecerea la un sistem nou poate parea dificila, mai ales daca angajatii au lucrat mult timp in acelasi mod. Schimbarea nu trebuie insa facuta peste noapte. O varianta mai simpla este implementarea pe etape, astfel incat echipa sa aiba timp sa inteleaga noul mod de lucru si sa se obisnuiasca treptat cu el.
Pregatirea angajatilor este la fel de importanta ca alegerea platformei. Un sistem poate avea multe functii, dar acestea nu vor fi utile daca oamenii nu stiu cum sa le foloseasca. Instruirea si suportul oferit dupa lansare pot face trecerea mai usoara, iar eventualele probleme pot fi rezolvate pe masura ce apar.
Digitalizarea nu inseamna doar folosirea unui program nou. Este o schimbare a modului in care oamenii lucreaza, comunica si folosesc informatiile din firma. Atunci cand este facuta treptat si in functie de nevoile reale, tehnologia poate reduce timpul pierdut cu sarcini repetitive, poate face informatiile mai usor de gasit si poate ajuta echipa sa lucreze mai organizat. Pentru o afacere aflata in crestere, aceste schimbari pot crea un mod de lucru mai clar si mai usor de gestionat.
